سامانه دبیرخانه دیجیتال می‌تواند به اداره‌ها کمک کند تا پرسنل خود را در ساماندهی مدارک کارآمدتر سوابق کنند. این نرم افزارها به اداره‌ها این فرصت را می‌دهند که اسناد خود را با طریقه دیجیتال ن